|
Kalender
|
|
|
|
|
| MAY |
|
Monday d. 6. May 2024
Bestyrelsesmøde 6/5-2024
Der indkaldes hermed til ordinært bestyrelsesmøde.
Mødet afholdes mandag d. 06/05/2024 kl. 18:00 i foreningens lokaler.
Bestyrelsen minder om, at alle foreningens medlemmer er velkomne til at deltage i mødet.
Ønsker man at deltage i mødet, kan man sende en besked til bestyrelsen på cafe@cafeen.org.
Punkter til dagsordenen skal være bestyrelsen i hænde senest søndag d. 05/05-2024 kl. 18:00.
Dagsordenen udsendes snarest herefter.
|
|
|
| Forretningsorden |
Forretningsorden marts 23, 2023 Foreningen til cafedrift af 1993
Oprindeligt forfattet af Stephan Hansen, senest ændret marts 2023.
I henhold til bestemmelserne om bestyrelsens virke i gældende vedtægter for foreningen, er der fastsat følgende forretningsorden:
1 Bestyrelsens konstituering
Bestyrelsen udpeges i henhold til foreningens vedtægter.
Formanden skal formidle et godt samarbejde i bestyrelsen og sikre, at bestyrelsen fungerer tilfredsstillende, og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde.
Bestyrelsen udpeger et forretningsudvalg bestående af: Formand, næstformand og kasserer. I forretningsudvalget indgår derudover den til enhver tid siddende bestyrer.
Bestyrelsen forbereder dagsorden til bestyrelsesmøderne, samt finder ordstyrer, referent mv.
I begyndelsen af sin funktionsperiode godkender bestyrelsen sin forretningsorden og fastsætter instrukser for sit virke.
Bestyrelsen kan ad hoc supplere sig med særligt sagkyndige. Disse har ikke stemmeret. Indsuppleringen skal godkendes af alle i bestyrelsen.
Hvervet som bestyrelsesmedlem er personligt, og der kan ikke gives fuldmagt til stemmeafgivelse.
I særlige tilfælde såsom langvarig sygemelding hos et af bestyrelsesmedlemmerne, kan der vælges en repræsentant der varetager opgaven, og dermed stemmeretten, indtil det pågældende bestyrelsesmedlem kan overtage igen. Denne person skal godkendes af alle i bestyrelsen.
Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg til behandling af særlige sager, og arbejdsopgaver.
Indstillinger fra sådanne udvalg forelægges til behandling af bestyrelsen.
Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af inhabilitet.
På bestyrelsens første møde redegør formanden for reglerne for tavshedspligt.
2 Bestyrelsens møder
2.1 Indkaldelse
Ordinært bestyrelsesmøde afholdes med intervaller ihht. vedtægterne (§ 8). Bestyrelsen indkalder til bestyrelsesmøder, med et varsel på mindst 7 dage. Dog med mulighed for at lægge alle datoer op kvartalsvis.
Indkaldelsen overgives personligt til bestyrelsens medlemmer, og derudover gennem:
** Foreningens officielle hjemmeside
** Foreningens officielle Facebook side
** Foreningens interne Discord
** Cafekeys@cafeen.org
Forslag til dagsordenen der er fremsendt senest 1 dag før mødet, skal sættes på dagsordenen.
Ved anmodning om ekstraordinært bestyrelsesmøde angives de punkter, der ønskes behandlet.
Dagsordenen til bestyrelsesmøder udarbejdes af den samlede bestyrelse. Dagsordenen udformes således, at medlemmerne får et fyldestgørende billede af de anliggender, der omfattes af dagsordenens punkter, herunder motiveringer.
Lukkede punkter motiveres i fortrolighed mellem bestyrelsens medlemmer, og eventuelle parthavere.
Dagsordenen offentliggøres senest 5 timer før mødet på foreningens hjemmeside, Facebook, Discord og cafekeys@cafeen.org. Lukkede punkter anføres som ’Lukket punkt’ på dagsordenen.
2.2 Afvikling
Bestyrelsesmøder ledes af formandskabet medmindre andet aftales.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når minimum n/2 + 1 af medlemmerne har afgivet en stemme. Bestyrelsens afgørelser træffes i almindelighed ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens (i dennes frafald næstformandens) stemme afgørende, med undtagelse af de i afsnit 5.5 omtalte omstændigheder.
Bestyrelsen kan dog beslutte, at der for enkelte punkter til bestyrelsesmøder forekommer ændrede krav til beslutningsprocessen, samt hvorvidt punkter skal lukkes af hensyn til personer eller foreningen. Dette angives i referatet.
2.3 Referat
Bestyrelsens beslutninger optages i et referat. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat.
Principielle synspunkter kan optages i referatet.
Referat af bestyrelsesmøde udsendes senest dagen efter mødet til samtlige bestyrelsesmedlemmer, samt andre deltagende ved det pågældende møde.
Referat af bestyrelsesmøde skal godkendes inden for 7 dage. Godkendes referatet ikke af en eller flere deltagere, udskydes dette yderligere 7 dage.
Efter godkendelse, lægges referatet på foreningens interne wiki. Referatet lægges ydermere tilgængeligt på foreningens officielle hjemmeside, jvf. §8 stk 6 i vedtægterne.
Kun formandskabet eller anden person efter bestyrelsens eller forretningsudvalgets bestemmelse kan udtale sig offentligt på foreningens vegne om sager.
Referat fra forretningsudvalgsmøder udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer og mødedeltagere til orientering.
3 Oplysninger til bestyrelsen
Det er et hvert bestyrelsesmedlems opgave at videregive relevant materiale til den øvrige bestyrelse, for at disse kan tage beslutninger på oplyst grundlag.
Alle beslutninger vedtaget af et eller flere bestyrelsesmedlemmer skal udsendes på mail til den samlede bestyrelse, og nævnes på næstkommende bestyrelsesmøde.
4 Bestyrelsens arbejde med organisation og økonomistyring
Organisationsændringer forelægges bestyrelsen til afgørelse.
Kassereren fremskaffer oplysninger om forhold vedrørende økonomistyring, som bestyrelsen særligt måtte ønske sig.
Halvårsregnskaber sendes til revision og kritisk revision, samtidigt med indberetning af moms.
5 Retningslinjer for arbejdsdelingen i bestyrelsen
Bestyrelsen foretager strategiske beslutninger om foreningens aktiviteter og enkeltdispositioner af væsentlig økonomisk betydning eller usædvanlig art. Dertil er det bestyrelsens ansvar at træffe afgørelser i henhold til gældende lovgivning, med mindre der er foretaget en særlig bemyndigelse af højere instanser til at udøve pågældende beføjelse.
Såfremt det ikke har væsentlige ulemper for foreningen, kan bestyrelsesmedlemmer foretage enkeltstående beslutninger i sager, som ikke kan afvente bestyrelsens samlede beslutning. I så fald skal bestyrelsen snarest muligt underrettes om den trufne beslutning.
Bestyrelsen nedsætter følgende faste driftsudvalg, hver med en udvalgsformand udpeget af bestyrelsen. I udvalgene kan et vilkårligt antal medlemmer af foreningen deltage. Udvalgets beslutninger skal følge bestyrelsens anvisninger, og udvalgsformanden har rapporteringsansvaret overfor bestyrelsen. Økonomiske beslutninger i udvalgene skal godkendes af udvalgets formand, så længe det følger det dertil godkendte budget.
Dertil gældende for følgende udvalg:
** CIA (Caféens? Interne Arrangementer)
** Frebar
** LAN
** Poker
** POS
** Pub-Quiz
Bestyrelsen træffer afgørelser om investeringer.
5.1 Inventar og udstyr
NÃ¥r investeringsbudgettet er godkendt af bestyrelsen, kan budgetterede anskaffelser af inventar og udstyr foretages uden yderligere godkendelse.
Andre investeringer på under kr. 500 kr. kan iværksættes med et bestyrelsesmedlems godkendelse, hvis omkostningerne kan holdes inden for budgettets rammer. Den øvrige bestyrelse skal underrettes ved sådanne beslutninger.
Ekstraordinære vedligeholdelsesomkostninger kan iværksættes uden bestyrelsens godkendelse, under forudsætning af forudgående afrapportering til kasserer/regnskab.
5.2 Varesortiment
Bestyrelsen skal godkende væsentlige ændringer i varesortimentet.
5.3 Prissætning
Bestyrelsen skal godkende ændringer i prissætningen, herunder særlige rabatter mv.
Ændringer der, af driftshensyn, anses for nødvendige kan besluttes af et bestyrelsesmedlem, og skal godkendes på et efterfølgende møde.
5.4 Rejser/Transport
Bestyrelsen har bemyndigelse til at godkende nødvendige transportudgifter op til en beløbsramme på 1000 kr.
Enkeltstående bestyrelsesmedlemmer har bemyndigelse til at godkende nødvendige transportudgifter op til en beløbsramme på kr. 500, og skal godkendes på et efterfølgende møde.
5.5 Frivillige
Ethvert bestyrelsesmedlem kan indstille til bestyrelsen om tilføjelse eller fjernelse af nøglebærere fra nøglebærerekorpset.
Ved beslutninger om tilføjelse eller fjernelse af medlemmer skal alle bestyrelsesmedlemmer høres. Dette besluttes internt af bestyrelsen ved kvalificeret flertal (2/3).
Udvalg kan til enhver tid supplere sig selv. Bestyrelsen har til enhver tid ret til at fjerne et medlem fra et udvalg, såfremt dette besluttes internt af bestyrelsen ved kvalificeret flertal (2/3).
6 Ændring af forretningsordenen
Ændring i eller tillæg til forretningsordenen kræver, at et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer herfor.
7 Udlevering af vedtægter og forretningsorden
Alle tiltrædende bestyrelsesmedlemmer og repræsentanter [stk. 1] i bestyrelsen skal underskrive forretningsordenen, der opbevares i bestyrelsesmappen, og have udleveret en kopi af denne, samt af foreningens vedtægter, eventuelt digitalt.
Ændres forretningsordenen, skal den nye forretningsorden underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer.
Forretningsudvalget og den øvrige bestyrelse afgør i øvrigt, hvordan ændringer i forretningsordenen udmeldes til medlemmerne.
Revision og kritisk revision modtager et eksemplar af vedtægter og forretningsorden.
Forretningsordenen stilles tilgængelig for medlemmer og offentligheden på foreningens hjemmeside.
Vedtaget på bestyrelsesmøde [ marts 2023 ]
Stefan Kröll Rasmussen
Albert Daniel Friis-Hansen
Nicolas Arnvig
Phillip Martin Østerskov Jensen
Felix Krogh Vissing
Nicolai Jacob Kofod-Jensen
|
|
|
|
